仕事ミスが多い人とためのアメリカ式チェックリスト活用方法

みなさんは、仕事で失敗した経験はありますでしょうか?

私は小さなミスから大きなミスまで経験してきたエキスパートです。

書類の紛失、誤発注で50万以上の損害を出したり色々ありましたね。

クビにはなりませんでしたが、ミスは無くしたいと思い続けて行動してきました。

先輩の体験談は当てにならないので、色んな本を読み漁って実践を繰り返し続けました。

その結果、今では以前ほどの失敗をすることもなくなりました。

自信を持って仕事ができ、楽しく働くことができています。

今回、仕事でミスを0にまで減らし、無事に完遂できる人間はどういうことをしているのか紹介したいと思います。

仕事ミスを連発するとネガティブな連鎖が起きる

仕事でミスが何度も起きると規模に関わらず凹みます。

相手からの信頼を失うだけでなく、自分自身の自信までなくなるため良いことは1つもないです。

仕事ミス⇨自信と信頼を失う⇨ネガティブになる⇨仕事ミス
といった負の連鎖が起きてしまいます。

なるべく、失敗しても引きずらない対策をする必要があります。

失敗する原因は依頼内容の理解不足

まず、仕事で失敗する原因で多いのが"内容の理解不足"になります。

例えば、上司から3日後までに会議資料を作成して欲しいとします。

この場合、3日後というのは3日目の朝の時点で完成させるのか、4日目に入るまでなのか不明確です。

大切な会議だったであれば、納期は絶対厳守となります。

事前に上司と資料作成のすり合わせが必要になっています。

依頼を受ける際は納期、ゴールのイメージを一致させる

依頼内容を勘違いすることは気をつけていてもよくあります。

特にチームごとのやり取りの場合はゴール地点の一致がとても大切です。

まず、依頼があった場合は下記の点について最低限の情報を合わせておきましょう。

依頼の確認すべき点

・締め切りのタイミング
・資料など完成後どういう使われ方をするのか?
・クオリティのレベル

アメリカ式のチェックリストは明確で失敗が少ない

仕事ミスはアメリカ式チェックリストを活用すると失敗は減ります。

人によっては作業リストに作ることもありますが、その要領でチェックリストを作成すると間違いがおきることがあります。

テク1:アメリカ式チェックリストで1作業1確認を行う

アメリカで作られるチェックリストはYesかNoで答えられるような内容になっています。
例えば、水量を調べる場合があったとして、

アメリカ式チェックリスト

チェック1:水量のメモリは120mlより下を示している
チェック2:水量のメモリは90mlより上を示している

といった感じです。
日本でありがちなチェックリストだと、

日本式チェックリスト

チェック1:水量は規定の範囲内に収まっている
※具体的な数字が項目にないことが多い

のようになります。

圧倒的にアメリカ式チェックリストは内容がハッキリしてわかりやすいですね。

チェックリストを作るコツとしては単純な項目にすることです。

テク2:ダブルチェック2人目はリストの逆からスタートする

チェックリストを作れば誰かに確認してもらうことも可能になります。

いわゆるダブルチェックですが、ここにもコツがあります。

それは、2人目は逆からチェックリストを確認することです。

この方法は飲み屋の勘定を確認する方法でも使われています。

複数人がチェックリストを確認する場合は、見方や形式を変えてみることで漏れを防ぐことができます。

ミスした時は謝罪と改善策の提案をするべし!

日本ではミスをしたあと、「すみません。以後、気をつけます。」で終わらせてしまう人が多いです。

個人的にうっかりミスは気をつけるだけで解決できません。

人間なので、忘れて同じ間違いを繰り返す生き物です。

次、同じ間違いが起きない環境を作る提案を必ず考えましょう。

何も思いつかなければ素直に上司や先輩に相談すると良いです。

過去に同じ失敗をしていそうな人を見つけることで有効な対策を得られるチャンスだと思います。

複数の仕事は最小限に抑えるスケジュールを組むべし!

仕事をいくつも抱えて同時並行で進めることで効率的になる話をたまに聞きますが限度があります。

しかも、人によって差がでるので、自分の持てる限界を知っておくべきです。

無理なら断るか後日対応するか交渉することを心がけることで、最適なスケジュール管理が行えます。

まとめ

今回、アメリカ式チェックリストを活用した仕事ミス防止方法を紹介しました。

これまでの試行錯誤の結果から、依頼内容とチェックリストを意識すればかなり失敗を減らすことができます。

ミスを減らせることで仕事に自信がつくし、周りの目も変わってきて毎日楽しく働くことができます。
ぜひ、仕事ミスが多くて悩んでいる人がいれば活用してみてください。

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